Indberetning og behandling

Indberetning foretages ved at gå ind på www.safewhistle.dk og klikke på ”Start din anmeldelse her”. Det er også muligt at foretage telefonisk henvendelse på tlf.: 2542 4824.

Såfremt man vælger telefonisk henvendelse, har man ret til et personligt møde.

Når anmeldelsen er foretaget, vil der blive foretaget en juridisk screening af sagen, med henblik på, at få klarlagt om et forhold kan anses som omfattet af ordningen, og om indberetteren falder i gruppen af beskyttede. 

Herefter overdrages sagen til behandling i skolens whistleblowerenhed.

Når der modtages anmeldelse, vurderes det efter en screening, om der er grundlag for at behandle forholdet nærmere, eller om indberetningen skal afvises eller henlægges.

Henlæggelse/afvisning kan fx være fordi det er sendt til en forkert modtager, fordi henvendelsen kommer fra nogen der står uden for whistleblowerordningen, eller fordi henvendelsen (på trods af opfølgning m.v.) ikke gør det muligt at oplyse sagen tilstrækkeligt.

Det kan også være fordi forholdet ikke henhører under den type af sager som whistleblowerenheden kan/må behandle jf. retningslinjerne herom.

Modtages indberetninger, der falder uden for ordningens anvendelsesområde, vil screeningsenheden afhængigt af indberetningens karakter, og hvis det er muligt, vejlede whistlebloweren om den videre håndtering af indberetningen.

Hvis indberetningen ligger inden for ordningens anvendelsesområde, og der vurderes at være grundlag for at behandle sagen, videresendes anmeldelsen til whistleblowerenheden. Whistleblowerenheden starter en nærmere undersøgelse af forholdet, inddrager oplysninger internt, og undersøger herunder eventuelle habilitetsspørgsmål og mulige interessekonflikter. Der kan også inddrages eksterne myndigheder og offentlige tilsynsorganer, hvis det er relevant, men der er ikke pligt til dette.

Når screeningsenheden undersøger sagen nærmere, sørger den for, i videst mulige omfang for, at det alene er whistleblowerenheden, der evt. kender whistleblowerens identitet.

Principperne for whistleblowerenhedens virke fastsættes og følges lokalt.

Udfaldet af en undersøgelse kan fx blive

• at Uddannelsesstedets ledelse, udtaler sin opfattelse af sagen over for de(n) relevante enhed(er) eller medarbejder(e), herunder med kritik, anbefalinger eller henstillinger

• uddannelsesstedet ændrer interne retningslinjer eller lignende,

• indleder personalesag (fx disciplinære sanktioner som advarsel eller afskedigelse) mod relevante medarbejdere

• overdrager sagen til politiet med henblik på efterforskning af muligt strafbare forhold,

• faciliterer en iværksættelse af kontraktretlige konsekvenser (fx ophævelse af kontrakt) over for en samarbejdspartner eller

• afviser eller henlægger sagen.

Det er typisk direktionen eller rektor for det sted, indberetningen omhandler, der træffer beslutning om udfaldet efter indstilling fra, eller oplysninger fra whistleblowerenheden eller ekstern myndighed/sagsbehandler.

Hvis indberetningen omhandler et direktionsmedlem, er det pågældende direktionsmedlem ikke til stede, når sagen behandles, eller hvis den vedrører et Bestyrelsesmedlem, er denne ikke til stede når sagen behandles. 

Vedrører en indberetning en chef, behandles sagens udfald af den øvrige direktion samt direktøren, når det er vurderet hensigtsmæssigt.

Vedrører en indberetning direktøren, bliver sagens udfald behandlet af øvrige direktion, Bestyrelsen eller evt. ekstern sagsbehandler.

Hjemmel til behandlingen af personoplysninger i ordningen følger af Whistleblowerloven § 22.

Særligt om habilitet:

Forvaltningslovens § 3 om habilitet er gældende.

For whistleblowersager der specifikt vedrører Persondatasikkerhedsbrister, eller andre GDPR-sager som er omfattet af Whistleblower-ordningen, sondres der mellem tilfælde hvor Screeningsenhedens medlemmer ikke har – eller har – medvirket i sagen som rådgiver.

Det kan fx være persondatasikkerhedsbrister der er anmeldt med hjælp fra DPO’erne, eller sager hvor screeningsenheden, i kraft af deres andet virke som DPO har medvirket til at give en elev eller ansat indsigt i registrerede personoplysninger.

I sådanne (helt undtagelsesvise) sager vil screeningsenheden kunne erklære sig inhabil og i stedet bede whistlebloweren anmelde forholdet direkte hos Datatilsynets whistleblowerordning.

I andre GDPR-relaterede sager vil screeningsenheden konkret kunne vurdere egen habilitet, og der vil være to muligheder: enten den ovenfor skitserede eller en egentlig screening af sagen, uden erklæring af inhabilitet.

For sager vedr. Overtrædelse af arbejdsmiljøreglerne på Herningsholm Erhvervsskole kan tilsvarende habilitetsissue opstå, og de vil blive tilsvarende blive foretaget en habilitetsvurdering.

Vurderingen af den lokale whistleblowerenheds habilitet ligger tilsvarende i enheden selv, og der bør tages stilling hertil i de lokale retningslinjer. Opmærksomheden henledes på Forvaltningslovens § 3 der vil være gældende.

Indberetninger modtaget via systemet behandles således:

Ved indsendelsen af anmeldelsen (sidste step) får anmelder oplyst en 16 cifret kode. Denne giver adgang til at genbesøge anmeldelsen og screeningsenhedens adgang til evt. videre kommunikation med whistlebloweren. Det er derfor vigtigt at whistlebloweren noterer og gemmer den 16-cifrede kode, så de kan genbesøge sagen. Det anbefales, at man bruger en godkendt passwordmanager til formålet fx. www.1password.com hvis man ikke allerede har en sikker passwordmanager.

For sager som Screeningsenheden sender videre orienteres whistlebloweren herom, og whistleblowerenheden skal  − under iagttagelse af gældende ret − sidenhen meddele whistlebloweren, hvilke tiltag der er iværksat eller påtænkes iværksat som opfølgning på indberetningen, og om begrundelsen for valget af en sådan opfølgning, samt yderligere oplysninger om den indledende screenings udfald og det videre forløb.

En meddelelse skal altid gives under iagttagelse af gældende ret, herunder forvaltningsloven og databeskyttelseslovgivningen Iagttagelse af lovbestemte tavshedspligter.

Inden en “sag” kommer til Whistleblowerenheden foretager screeningsenheden de indledende aktiviteter for at finde ud af om forholdet kan være omfattet af ordningen.

Screenings-enheden har til opgave at:

• Modtage anmeldelser

• Bekræfte modtagelsen

• Vurdere om forholdet er omfattet af ordningen

• Evt. kontakt til Whistlebloweren for opklaring/afklaring i fht. SCOPE

• Sikre fortroligheden/anonymiteten for den/de implicerede

• I det hele taget håndtere anmeldelser professionelt og seriøst

De typiske tiltag fra Screeningsenhedens side vil være:

• Yderligere lettere afklaring af fakta, som skønnes nødvendige for at vurdere om forholdet er omfattet er ordningen

• Afvisning af sagen som grundløs/ej omfattet af scope

• Afvisning af sagen med henvisning til manglende oplysninger

• Videresendelse af sagen til Whistleblowerenheden til videre behandling, og orientering af whistlebloweren herom

Screeningsenheden har også et begrænset mandat til at rådgive eventuelle whistleblowere der henvender sig om mere generelle juridiske spørgsmål fx rækkevidden af beskyttelsen mod repressalier, eller om et forhold kan anses omfattet af loven, samt alternativer til anmeldelse (fx anbefale, at whistleblower går direkte til tillidsrepræsentanten i stedet).

Desuden kan screeningsenheden være behjælpelig overfor de lokale whistleblowenheder og den lokale ledelse i relation til afklaring af habilitetsspørgsmål m.v. altså rent processuelle tiltag der følger af videresendelsen til whistleblowerenheden.  

Screeningsenheden går ikke i dybden i fht. videre undersøgelser – det vil være op til den lokale whistleblowerenhed på det enkelte uddannelsessted – evt. I samarbejde med/efter sparring med ledelsen/anden rådgiver.

Det er således den lokale whistleblowerenhed der har pligt til at give endelig feedback til whistlebloweren jf. 12 stk. 2. nr. 3 nedenfor, mens screeningsenheden alene har pligt til (og ansvar for) at bekræfte modtagelsen af henvendelsen i 1. omgang (Sker automatisk hvis anmeldes er foretage elektronisk).

Opfølgningen på relevante henvendelser derudover sker af whistleblowerenheden, idet ansvaret for sagen, efter screeningsenhedens indstilling, overgår til den lokale whistleblowerenhed. 

Af Whistleblowerlovens § 12 stk. 2 følger særlige forpligtelser for Whistleblowerenheden, som med nærværende ordning kun delvist overtages af Screeningsenheden. Bestemmelsen betyder at det skal sikres:

1. At Whistlebloweren modtager en bekræftelse på indberetningen inden for 7 dage efter modtagelsen. I praksis sker det ved at der i systemet svares automatisk på henvendelsen, således at svaret kan læses ved indberetterens næste login.
2. At whistleblowerenheden omhyggeligt følger op på relevante indberetninger.
3. Whistleblowerenheden er endelig forpligtet til at give whistlebloweren feedback senest 3 måneder fra bekræftelsen af modtagelsen af indberetningen. Med feedback menes der hermed ikke kun info om at screening er foretaget, men også øvrig feedback samt forventet tidshorisont for yderligere feedback hvis relevant.

I de tilfælde, hvor whistleblowerenheden ikke inden for tre måneder fra modtagelsesbekræftelsen har fastlagt den relevante opfølgning, skal whistlebloweren underrettes herom og om at yderligere feedback må forventes.

Anmeldelser opbevares så længe det er nødvendigt og forholdsmæssigt for at overholde loven.

Personer der ikke selv er whistleblowere i sagen, kan benytte rettighederne efter GDPR, fx berigtigelse, krav om sletning m.v

Autoriserede personer (Screeningsenheden, whistleblowerenheden og eventuelle eksterne tredjeparter) har tavshedspligt med hensyn til de oplysninger, der indgår i indberetninger, jf. Whistleblowerlovens §25.  I det omfang oplysninger fra indberetninger gives videre (Fx til ekstern advokat, revisor eller andet) gælder tavshedspligten også for disse. 

For øvrige oplysninger, fx oplysninger der indsamles og bearbejdes på anden vis, gælder Whistleblowerlovens § 25 ikke. Bemærk dog, at andre regelsæt fortsat kan være gældende fx forvaltningsloven, regler om tavshedspligt og Databeskyttelsesloven.

Som standard underskriver såvel screeningsenheden som den lokale whistleblowerenhed en erklæring om tavshedspligt.

• Den nye lovpligtige ordning giver arbejdstagere ved Haderslev Katedralskole, i fuld fortrolighed, at whistleblowe om meget kritisable forhold her på arbejdspladsen.

• Ordningen erstatter ikke din mulighed for at gå ad sædvanlige veje, fx via tillids- eller arbejdsmiljørepræsentanten, eller direkte til nærmeste leder – Det er et supplement.

• Det særlige ved lovens ordning er, at whistleblowere der er i god tro, er beskyttet mod repressalier. 

• overtrædelser af dansk ret og EU-retten, f.eks.
  • alvorlige lovovertrædelser som bestikkelse, aflytning, bedrageri, underslæb, tyveri, miljøforurening, dokumentfalsk, persondatakrænkelser, samt chikane
  • andre tilsvarende alvorlige forhold

• Du kan som arbejdstager anmelde sikkert og fortroligt, hvis det ønskes via et link på Haderslev Katedralskoles hjemmeside til www.safewhistle.dk, eller telefonisk på tlf. 7213 4950.

• Indberetninger, der efter screening af Herningsholms screeningsenhed, anses som omfattet af lovens beskyttelse, bliver efterfølgende behandlet af Haderslev Katedralskole interne whistleblowerenhed.

• Læs mere om lovgrundlaget og ordningen i whistleblowermappen på lectio.

Whistleblowerpolitik

Haderslev Katedralskole har etableret en whistleblowerordning

Ordningen har hjemmel i Lov om beskyttelse af Whistleblowere (LOV nr. 1436 af 29/06/2021) Whistleblowerdirektivet (2019/1937) samt fællesvejledningen for Whistleblowerordningen på Statens område fra Justitsministeriet.

Whistleblowerordningen har til formål at øge mulighederne for, at ansatte kan ytre sig om særlige typer af kritisable forhold på deres arbejdsplads uden at frygte for negative konsekvenser. Ordningen tjener også det formål at beskytte personer, som indgiver oplysninger til whistleblowerordningen og opdager fejl og forsømmelser og derved medvirke til at højne niveauet for uddannelsesstedets opgavevaretagelse. 

Whistleblowerordningen er således et supplement til den direkte og daglige kommunikation på arbejdspladsen om eventuelle fejl og utilfredsstillende forhold mv.

Ordningen skal ikke erstatte, men udgør et supplement til den oplevede mulighed for at rette henvendelse til fx nærmeste leder, HR, arbejdsmiljøansvarlige eller tillidsrepræ­sen­tanten. Det anbefales, inden enhver indberetning, at whistlebloweren overvejer, om der på arbejdspladsen allerede eksisterer kanaler, som en henvendelse bør rettes til, inden man vælger at benytte sig af Whistleblowerordningen. Hvis sådanne overvejelser ikke giver resultat, er whistleblowerordningen en god mulighed.

Ordningen udelukker omvendt ikke muligheden for at indberette via andre eksterne kanaler, som f.eks. Datatilsynets whistleblowerordning.

Haderslev Katedralskole har valgt en løsning, Safewhistle, til modtagelse af indberetninger og efterfølgende screening af hvorvidt disse ligger indenfor/udenfor lovens område. 

Haderslev Katedralskole har endvidere etableret en whistleblowerenhed, som kan håndtere den videre behandling af anmeldelser, der vurderes at ligge indenfor lovens område. Dermed sikres også en lokal forankring og behandling.

Whistleblowerenhedens sammensætning på personniveau Hanne Rohwedder(HR), Morten Eriksen(ME) og Rektor Ruth Funder(RF).

Whistleblowerordningen omfatter oplysninger om meget alvorlige forhold, som er af væsentlig betydning for varetagelsen af uddannelsesstedets opgaver.

Ved hver indberetning foretages en konkret screening af om forholdet falder under Whistleblowerlovgivningen, dvs. om der er tale om sådanne alvorlige forhold, som skal undersøges nærmere, og som loven giver mulighed for at behandle videre. 

Alvorlige forhold vil dog i almindelighed kunne omfatte oplysninger om:

• strafbare forhold, fx overtrædelse af tavshedspligt

• misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri eller bestikkelse.

• grove eller gentagne overtrædelser af lovgivningen, fx forvaltningsloven, offentlighedsloven, miljøbeskyttelsesloven, Fødevarelovgivningen eller Databeskyttelseslovgivningen.

• grove eller gentagne overtrædelser af forvaltningsretlige principper, fx undersøgelsesprincippet, lighedsgrundsætningen, saglighed eller proportionalitetsprincippet.

• grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, fx grov chikane. seksuel chikane, fx enhver form for uønsket verbal, ikkeverbal eller fysisk adfærd med seksuelle undertoner med det formål eller den virkning at krænke en persons værdighed, navnlig ved at skabe et truende, fjendtligt, nedværdigende, ydmygende eller ubehageligt klima. Det bemærkes at muligheden for at anmelde forhold af denne karakter udelukkende gælder den personkreds der har en arbejdsrelateret tilknytning til uddannelsesstedet. Rene “elevsager” falder derfor udenfor denne ordning.

• bevidst vildledning af borgere og samarbejdspartnere.

Tvivl om, hvorvidt et forhold er omfattet af ordningen, kan afhjælpes ved at kontakte screeningsenheden, der kan hjælpe med at undersøge om noget passeret kan være omfattet.  Dette kan gøres med samme metode som der kan anmeldes med dvs. enten elektronisk eller telefonisk.

Det kan dog forekomme, at anmeldelse tilbagesendes fra screeningsenheden med anvisning om at benytte en anden anmeldelseskanal, fx hvis forholdet falder udenfor lovens område.

Alle personoplysninger behandles fortroligt. Whistleblowerordningen består af en Screeningsenhed (central i Herningsholm) og en Whistleblowerenhed (lokalt på HaKa).

Både screenings- og whistleblowerenheden er indrettet således, at uafhængighed og fravær af interessekonflikter sikres i videst mulige omfang.

Screeningsenhedens rolle er at foretage den indledende screening af indkomne sager under ordningen, og derefter orientere de lokalt udpegede personer (Whistleblowerenheden) om resultatet af screeningen, samt eventuelle vurderinger. Whistleblowerenheden på Haderslev Katedralskole har underskrevet en tavshedserklæring

Beskyttelse mod negative konsekvenser, som følge af en indberetning, oppebæres alene såfremt indberetteren er i god tro.

Det betyder omvendt, at man ikke er beskyttet, hvis man bevidst indberetter urigtige eller vildledende oplysninger. Dette har til hensigt at imødegå misbrug af ordningen, f.eks. ved uretmæssigt at beskylde en kollega eller chef for chikane, udelukkende på baggrund af et andet (uvedkommende) mellemværende med vedkommende.

Oplysninger om øvrige forhold, fx overtrædelser af interne retningslinjer af mindre alvorlig karakter og mindre grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, er heller ikke omfattet af ordningen, og det vil oftest kunne konstateres ved den initiale screening. Det samme gælder almindelige/banale sager om overtrædelser af ordensreglementer, administrative procedurer, samarbejdsvanskeligheder, tillidsspørgsmål m.v. Sådanne sager egner sig bedst til behandling i det fag- eller arbejdsmiljøretlige system, eller samarbejdsudvalg m.v.

Oplysninger om sådanne forhold skal som udgangspunkt håndteres via f.eks. rektor, nærmeste leder eller tillids- eller arbejdsmiljørepræsentanten.

Øvrige forhold, som skitseret ovenfor kan dog helt undtagelsesvist blive omfattet hvis forholdene foregår systematisk. Et eksempel herpå kan være hvis en funktion eller et system konsekvent handler forkert, og ingen gør noget ved det.